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出國參展:簽證秘笈

放大字體  縮小字體 發布日期:2012-07-23
核心提示:隨著中國經濟的蓬勃發展,中國企業正逐步加快走出國門邁向海外的步伐。但出于歷史和政治的原因,中外之間的人員流動并不十分順暢,出境簽證這種原本不應該出問題的技術環節,現在卻常常成為打亂企業赴外參展全盤部署的絆腳石。

隨著中國經濟的蓬勃發展,中國企業正逐步加快走出國門邁向海外的步伐。但出于歷史和政治的原因,中外之間的人員流動并不十分順暢,出境簽證這種原本不應該出問題的技術環節,現在卻常常成為打亂企業赴外參展全盤部署的絆腳石。怎么做才能減少簽證中不確定因素,保證企業的正常參展活動少受或不受干擾,本文將會同勵展國際銷售部的專業人士,一起為廣大參展企業支招。
 

保證簽證資料的真實有效

       一提到要和政府機構打交道,國內企業的反應可能首先是有沒有竅門或者捷徑可走。對于生存在中國特有環境中的企業來說,有這樣的想法并不奇怪。但在申請赴外商務簽證時,這種想打擦邊球、鉆空子、圖省事的念頭就十分有害了。因為國外大型展會的主要舉辦地一般是在歐美國家,他們的入境管理措施十分嚴密,均是預設申請人有移民或滯留意圖,所以簽證官員會對申請人所提供的材料進行非常詳細的核實與甄別,絕不會“走過場”,只要發現有任何作假的痕跡,申請人將會被拒之門外。
 

比如,國內一家石材工具公司由老板親自帶隊去東歐某國參展,在遞送過程中只是因為秘書忘了讓參展人員簽名,而公司內的一個老業務員自作主張的代簽,最終導致被簽證官認定為造假。即使后來該公司的人全部去了領事館,還是無法避免被拒簽,就連那位已經出國三十幾趟的老板本人也未能幸免。另有一家企業在申請赴加拿大參加一個五金展時,只是由于隨附的宣傳資料上夸大了企業的生產規模,也同樣被拒簽??梢?,對于出國參展企業的人員來說,認真準備并如實的申報所被要求遞送的材料,才是成功簽出的最大保障。
 

細致合理的準備申請資料

在保證資料真實的前提下,資料準備的充分程度便成為影響簽證成功與否的第二大因素,企業應該篩選并預備提供那些具有證明力的有效文件,不要主動提供那些與出展目的無直接關聯、可能造成誤解甚至麻煩的周邊材料。當然,如果是持因公護照組團出展,那事情就會簡單很多,因為簽證將由地方政府外辦或組團方統一送簽并領取。不過對多數企業來說,因私商務簽證才是他們最常用出展簽證方式,所以下面將著重介紹為辦理因私商務簽證準備資料時,應注意的事項。
 

首先,要注意在提供信息上盡量保持團隊與個人的一致性,比如,所有團員都在一個行業、隸屬于同一個協會、學會或組織機構,大家都有固定工作和職業;然后要將出展的目的表述的簡單明了,不能含糊其辭,要保證出展目的能被簽證官接受并理解,不會出現認識上的誤區;第一次出國的人員可能還會被要求提供工資證明,而護照上之前的出國經歷將會是對申請人很有利的“誠信記錄”。此外,在準備好各國使館所要求材料的同時,申請企業應該自行準備好能證明其確實參展的相關材料,如展位費收據。最后,對于第一次出國參展的企業來說,如果可能,應該事先去專門公司或專業人士處咨詢或委托他們協助簽證事宜,這樣會使整個簽證過程順暢很多。
 

面簽時應當注意哪些細節

準備好簽證資料后,最后所要面對就是簽證官的面試與考察了。但在考慮如何應付簽證官的“刁難”之前,參展企業首先應該確定是否能見到簽證官,因為不少國家的面簽是需要預約的。實際上,每天在各國大使館、領事館門口都有很多因為缺乏這些基本常識而打道回府的人。這里有個比較極端的例子是博世集團中國分公司邀請的一個美國客戶,但是臨了他卻來不了,因為在前往機場登機時他才知道去中國是需要簽證的。而且,簽證預約并非像打個電話預訂飯店那么簡便,一般還得憑使館方面發的確認回函才算最終敲定。另外,在不同的國家,不同的時點,預約面簽結果也會不同,類似美國、德國這樣的熱點地區,在遇到諸如長假旅游、留學報到的旺季時往往要提前兩周、一個月甚至更久才能保證被排上。此外,在赴約前還需明確簽證費用的繳付方式,關鍵應弄清是通過委托代繳還是在現場直接支付。
 

而當參展人員最終面對簽證官的考察時,則應該注意把握以下四個面談原則:首先是不問不說,即只回答簽證官提出的問題,爭取回答清楚,簡捷明確。但不要主動回答簽證官沒有提到的問題。然后是不問不給,即只提供簽證官要求的材料,不要主動提供任何簽證官沒有要求的材料,哪怕自己帶的材料都用不上,不要主動出示。接著是問誰誰答,當遇到簽證官有選擇地詢問簽證團隊里特定團員問題時,通常應由被問的當事人來回答,不要征詢旁人意見,更不由他人代答。末了就是據實回答,這是最重要的訣竅,絕不要猜測簽證官希望什么樣的答案,只是照實回答就行。
 

未雨綢繆早做準備

       雖然以上的多種方法能幫助企業盡量避免在簽證時遇到麻煩,但現實里我們仍然會發現那些玻璃櫥后面的領事還是要時不時給人帶來“驚喜”。實際上,就勵展國際銷售部所提供的意見,即便是那些常年參加各類外展的老展商,也難保不會被拒簽。因此,企業在對待簽證問題時最好能盡可能早的進行準備,那樣即便相關人員由于不可預知因素而被拒簽,也能留出相應的時間進行二次簽證。而以勵展國際銷售部的經驗來看,除了美國外,在申請赴其他國家簽證時,第一次被拒而第二次通過的例子并不鮮見。
 

另者,一些特定人群在申請一些特定國家的簽證時可能會遇到差別待遇。比如,年齡低于三十五歲的未婚女性在申請北美與伊斯蘭教國家簽證時成功概率可能會低些,而西歐的地中海國家則對于江浙閩三省的申請特別“嚴格”。而那些在過去三年內有至少兩次獲得過西方發達國家(日本除外)簽證的人,則可以通過中信實業銀行直接送簽赴德簽證,其通過機會將較面簽大為增加。對于這些情況,參展企業應在選擇參展人員時加以注意。
 

最后,還有一些應急措施可以作為特殊情況下的一個選擇。比如,當實在需要參加某個展會而又被簽證所阻時,若該展是在歐盟國家舉辦,企業可以利用申根協定十五國之間的人員自由流動便利,先通過其他更容易的方式去另外的歐盟國家,然后再轉道抵達目的地國。但這只能算是權宜之計,畢竟對于出國參展企業來說,只有早了解早準備早行動才是簽證順利的實在保障。
 

 

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